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Jede Webseite besteht aus mindestens einer Version in der Standardsprache des ZWeC. Es können aber bliebig viele Versionen einer Seite angelegt werden. Jede Version hat einen definierten Status:
- Öffentliche Version (public)
Öffentliche Versionen werden weltweit öffentlich oder intern (siehe Erreichbarkeit im Punkt 2.1.4) dargestellt. Alle anderen Versionen werden nur für NutzerInnen dargestellt, die Rechte an der Seite haben. Öffentliche Seiten werden in der Versionsübersicht immer am Anfang gruppiert dargestellt. In jeder Sprache kann es immer nur eine öffentliche Version geben.
- Vorgeschlagene Version (suggested)
Im Workflow einer Webseite können für die Veröffentlichung verantwortliche NutzerInnen durch diesen Status auf den Vorschlag der Veröffentlichung hingewiesen werden. Je nach persönlicher Einstellung werden sie auch auf den Vorschlag per eMail hingewiesen. Vorgeschlagene Seiten werden in der Versionsübersicht immer als zweite Gruppe dargestellt. Alle weiteren Versionen werden in der dritten Gruppe, sortiert nach Status und Datum der letzten Änderung dargestellt.
- Version (new)
Neu angelegte Versionen haben diesen Status.
- Abgelehnte Version (rejected)
Zur Veröffentlichung vorgeschlagene Versionen bekommen diesen Status, wenn sie abgelehnt werden.
- Alte Version (old)
Öffentliche Versionen, die durch andere Versionen ersetzt werden und öffentliche Versionen, die gezielt zurückgezogen werden bekommen diesen Status.
Die erste Version einer Webseite entsteht beim Anlegen der Seite. Weitere Versionen werden mit der Funktion Version duplizieren (duplicate) erstellt. Der Status einer Version wird durch die entsprechenden Funktionen geändert: Version vorschlagen (suggest), Version veröffentlichen (publish), Version zurückweisen (reject) und Version zurückziehen(revoke). Diese Funktionen werden nur dann angezeigt, wenn der oder die betreffende NutzerIn berechtigt ist, sie zu nutzen.
Um die Inhalte einer Version zu ändern, muss der oder die betreffende NutzerIn für diese Version den Editierstatus setzen (set editable). Für eine Version kann immer nur ein oder eine NutzerIn den Editierstatus setzen. Mit der Funktion Version duplizieren wird automatisch der Editierstatus für den Ausführenden oder die Ausführende gesetzt.
Die Workflow-Funktionen stehen in der Darstellung der Versionsübersicht für jede einzelne Version und in den Seitenansichten Vorschau und Editieren in der vierten Spalte der Seitenbearbeitungzeile zur Verfügung.
Übersicht über die Workflow-Funktionen:
Editierstatus setzen oder entfernen
- Status, in dem die Funktion zur Verfügung steht: alle (für EditorInnen nicht bei vorgeschlagenen und veröffentlichten Versionen)
- Erforderliche Rechte: EditorIn (bei vorgeschlagenen und veröffentlichten Versionen AutorIn)
- Aktion: Der Editierstatus für den oder die ausführende NutzerIn wird gesetzt oder entfernt.
- Darstellung der Webseite nach der Aktion: Darstellung der Version im Editierstatus nach dem Editierstatus setzen und in der Versionsübersicht nach dem Editierstatus entfernen
Version vorschlagen
- Status, in dem die Funktion zur Verfügung steht: neue Versionen, abgelehnte Versionen, alte Versionen
- Erforderliche Rechte: EditorIn oder AutorIn
- Aktion: Der Status "Vorgeschlagene Version" wird gesetzt, NutzerInnen die diese Seite veröffentlichen können bekommen eine Mail, wenn sie dies in ihren Einstellungen aktiviert haben und der Editierstatus für den oder die ausführende NutzerIn wird ggf. entfernt.
- Darstellung der Webseite nach der Aktion: Darstellung der öffentlichen Version.
Version veröffentlichen
- Status, in dem die Funktion zur Verfügung steht: neue Versionen, vorgeschlagene Versionen, abgelehnte Versionen, alte Versionen
- Erforderliche Rechte: AutorIn
- Aktion: Der Status "Veröffentlichte Version" wird gesetzt, NutzerInnen die diese Seite veröffentlichen können bekommen eine Mail, wenn sie dies in ihren Einstellungen aktiviert haben.
- Darstellung der Webseite nach der Aktion:Darstellung der öffentlichen Version.
Version ablehnen
- Status, in dem die Funktion zur Verfügung steht: vorgeschlagene Versionen
- Erforderliche Rechte: EditorIn oder AutorIn
- Aktion: Der Status "Abgelehnte Version" wird gesetzt.
- Darstellung der Webseite nach der Aktion: Darstellung der Versionsübersicht.
Version zurückziehen
- Status, in dem die Funktion zur Verfügung steht: veröffentlichte Version
- Erforderliche Rechte: AutorIn
- Aktion: Der Status "Alte Version" wird gesetzt. Nach dieser Aktion gibt es keine öffentliche Version mehr in der betreffenden Sprache!
- Darstellung der Webseite nach der Aktion: Darstellung der Versionsübersicht.
Version duplizieren
- Status, in dem die Funktion zur Verfügung steht: alle
- Erforderliche Rechte: EditorIn oder AutorIn
- Aktion: Erstellt eine Kopie der Version als neue Version. Dabei wird für die neue Version der Editierstatus für den oder die ausführende NutzerIn gesetzt.
- Darstellung der Webseite nach der Aktion: Darstellung der neuen Version im Editierstatus.
Version löschen
- Status, in dem die Funktion zur Verfügung steht: alle
- Erforderliche Rechte: AutorIn
- Aktion: Löscht die Version endgültig.
- Darstellung der Webseite nach der Aktion: Darstellung der Versionsübersicht.
Wenn Änderungen an einer öffentlichen Seiten nicht direkt an der öffentlichen Version vorgenommen werden sollen oder aufgrund mangelnder Recht nicht vorgenommen werden können, wird daher zunächst mit der Option Version duplizieren eine Kopie der Version angelegt und diese editiert und evtl. vorgeschlagen. Wenn diese Version schließlich veröffentlicht wird, wird die vorhergehende öffentliche Version automatisch zu einer alten Version. In einer Sprache kann es nämlich nur eine öffentliche Version geben.
Um eine zweite Öffentliche Version in einer anderen Sprache zu erstellen, muss zunächst in einer duplizierten Version in den Eigenschaften der Seite die Sprache geändert werden. Danach kann diese Version dann zusätzlich veröffentlicht werden.
Um abgelehnte und alte Versionen gesammelt endgültig zu löschen gibt es die Versionsbereinigung.
Dabei werden jedoch keine öffentlichen, vorgeschlagenen, editierbare oder neu erstellte Versionen gelöscht. Ausserdem kann eine Zahl von Vorgängern der oben genannten Versionen festgelegt werden, die nicht gelöscht werden sollen. Immer wenn eine eine neue Version einer Seite erzeugt wird, wird eine Kopie der Version als Sicherung angelegt. Diese Kopie ist dann der Vorgänger der neuen Version.
Wir eine Webseite gelöscht, kopiert oder ausgeschnitten, so betriffft dies immer alle Versionen der Webseite und alle ZWeC-Objekte auf Seitenebene, die diese Webseite enthält!
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